Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS)

Para poder definir lo que se define como BPMS, debo empezar por explicar que es un proceso de negocios o BP por sus siglas en ingles:

Según los apuntes tomados en clases se define un proceso de negocio como:

"Un conjunto de actividades y decisiones, iniciadas por la ocurrencia de un evento específico, que se ejecutan de manera coordinada para alcanzar un objetivo de negocio."

Todo proceso de negocio tiene lo que llamamos un ciclo de vida compuesto por 5 fases:

• Descubrimiento
• Documentación y diseño
• Ejecución e interacción
• Seguimiento y análisis
• Optimización y adaptación

Todos ellos relacionados de la siguiente manera:

Ahora que tenemos claro el concepto de proceso de negocio, entramos en lo que se denomina Gestión de Procesos de Negocio (BPM por sus siglas en ingles) que definimos como:

" Un enfoque empresarial operativo basado en la coordinación de las actividades y decisiones que todas las partes involucradas deben realizar durante  un proceso de negocio con el objetivo de convertirse en una organización altamente eficiente, ágil, innovadora y adaptable."

Uno de los problemas más grandes que enfrenta una organización al momento de auntomatizar procesos o elaborar sistemas, es la falta de un lenguage comun entre las diferentes partes o departamentos de la empresa y el departamento de Tecnología de Información, para resolver este problema se utilizan Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio (o BPMS por sus siglas en inglés), que nos permiten cerrar de cierta manera la brecha de lenguaje entre departamentos.

Pero... ¿Qué es un BPMS propiamente dicho?:

" Un BPMS es una colección integrada de tecnologías de software que permiten control, manejo y mejoramiento continuo de los procesos de negocio a través de la automatización de su ciclo de vida "

La mayor ventaja de estos sistemas es que nos permiten optimizar y minimizar el ciclo de vida de un proceso, de sus diez (10) pasos tradicionales a tan solo cinco (5), gracias al alto grado de automatización que nos brindan. A continuación una imagen del ciclo de vida tradicional de un proceso:

Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning)

 inicio: 7:40 -- fin 9:50

Los sistemas ERP ( o sistemas de planificación de recursos empresariales) son sistemas de información gerenciales orientados a manejar lo referente a la producción de bienes y/o servicios. El desarrollo de estos sistemas fue incentivado por la contaduría, buscando automatizar procesos que de otra manera serían poco eficientes y tomarían demasiado tiempo.

Objetivos generales de los ERP:

• Acceso a la información de manera confiable (basandose en la integridad de información).
• Eliminacion de datos y operaciones innecesarias.
• Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
• Optimización de los procesos empresariales.

Entre los procesos automatizados por este tipo de sistemas encontramos: producción, distribución, inventario y contabilidad. Aunque no existe un sistema ERP de propósito general (que funcione para todas las empresas), un sistema ERP diseñado para una empresa con un propósito que llamaremos X, servirá para todas las empresas con un propósito parecido a X ya que ambas tienden a utilizar procesos y operaciones muy parecidos que pueden adaptarse de una a otra haciendo solo ligeras modificaciones, así como bases de datos estructuradas de manera similar pudiendo incluso reutilizar consultas y reportes implementados anteriormente.


Las características de un sistema ERP son numerosas, pero entre las más importantes encontramos:

• Aplicaciones de software completamente personalizables  y optimizables para cada negocio.
• Diseño de ingeniería  para la mejora de productos.
• Seguridad computacional incluida, orientada a la prevención de espionaje industrial, malversación, etc.
• Integra la interacción  con los proveedores con prácticas internas tales como el control de calidad, optimizando la manufactura de los productos.

Cada una de las características que revisé en el punto anterior aplican para cada uno de los cuatro grandes departamentos de una empresa moderna: finanzas, recursos humanos (RR.HH), manufactura y mercadeo, atravesando así cada uno de los aspectos del ámbito empresarial contemporáneo destacando cada vez más la necesidad de implementar sistemas ERP para lograr el éxito de la compañía, lo que implica, como en todo sistema, el éxito de cada una de sus partes.

 Fuentes: Apuntes tomados en clases.

Introducción a los Sistemas de Información.

Inicio: 9:00 am
Fin:    11:00 am
Introducción a los Sistemas de Información.

"Un sistema de información  es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso, generados para cubrir una necesidad, requerimiento u objetivo."

Dichos elementos se encuentran englobados en las siguientes categorías:

• Personas.
• Datos.
• Actividades o Técnicas de trabajo.
• Recursos materiales (usualmente informáticos y de comunicación).

Ventajas y desventajas de un S.I:

Ventajas del uso de los S.I:
 Control más efectivo de las actividades de la organización.

• Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
• Proporciona ventajas conpetitivas.
• Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios.
• Integración de nuevas tecnologías y herramientas.

 Desventajas:

• El tiempo de implementación puede ser extenso.
• Si los usuarios se resisten a los cambios, la implementación de estos en el S.I puede ser   difícil.

  
Clasificación de los Sistemas de información:

     Los sistemas de información pueden ser clasificados de varias maneras, a continuación dos de ellas (general y empresarial).

De manera general:

• Sistemas Competitivos.
• Sistemas Cooperativos.
• Sistemas que modifican el estilo de operaciones del negocio.

Desde el punto de vista empresarial (organizacional):

• Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).
• Sistema de información gerencial (MIS).
• Sistema de soporte de decisiones (DSS).
• Sistema de  información ejecutiva (EIS).

A continuación una descripción detallada de cada uno:

TPS:

Gestiona la información referente a las mismas en una empresa u organización, también se le conoce como Sistema de Información operativa.

Es la base de la pirámide, los trabajadores que día a día registran transacciones para la empresa (cajeros, etc). Estos sistemas permiten que la organización tenga un registro organizado de sus transacciones a través de una base de datos, a partir de la cual se elaboran reportes que servirán como entrada a la parte superior de la pirámide.

MIS:

Esta parte de la pirámide certifica que se realicen las operaciones/transacciones correctamente y esta orientada a la solución de problemas empresariales en general. A través de la información obtenida del TPS se pueden realizar operaciones a mayor escala y decisiones menores, como por ejemplo:

• Abastecer un área específica de una sucursal.
• Cambios de personal de una sucursal.
• Información sobre ventas de productos.

DSS:

Es una herramienta utilizada para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones, es decir, evalúa la información obtenida de las partes más bajas de la pirámide para tomar decisiones de manera táctica para el mejoramiento de las operaciones y el negocio.


EIS:

La etapa más alta de la pirámide, se refiere a la herramienta que utiliza la dirección ejecutiva para la toma de decisiones de alto impacto en el negocio, teniendo como entrada la información que arroja el DSS, para luego interpretarlo de manera gerencial para obtener información estratégica para la optimización de ingresos y operaciones en general.